چک‌لیست احراز هویت مشتری حقوقی پیش از قرارداد

احراز یک مشتری حقوقی با یک استعلام تمام نمی‌شود؛ استعلام شرکت فقط می‌گوید «این شخص حقوقی در ثبت هست و این مشخصات را دارد». اینکه کسی که پشت صفحه نشسته نماینده‌اش است یا نه، سؤال جداست.

این مقاله چک‌لیستی است برای تیمی که ثبت‌نام فروشندهٔ حقوقی، باز کردن حساب اعتباری یا عقد قرارداد با شرکت را خودکار می‌کند. نکته‌اش این است که کدام گام را با استعلام اطلاعات شرکت انجام می‌دهید و کدام را با ابزار دیگر یا انسان.

گام اول: شناسه را وارسی کنید، نه فقط بگیرید

مشتری شناسه ملی شرکت را می‌نویسد. پیش از فراخوان، فقط ساختار را بسنجید: یازده رقم، بدون فاصله و خط تیره، ارقام فارسی به لاتین. شماره ثبت و کد ملی ده‌رقمی را نپذیرید؛ تفاوت‌شان را در راهنمای تفاوت شناسه ملی و شماره ثبت نوشته‌ایم.

ما رقم کنترلی شناسه ملی شرکت را پیش از استعلام بررسی نمی‌کنیم، پس غلط تایپی را از خود پاسخ استعلام می‌فهمید. اگر ورودی نامعتبر باشد، پاسخ invalid_input است و هزینه‌ای کسر نمی‌شود. اگر ده رقم داده شود، همین اتفاق می‌افتد.

گام دوم: استعلام و ذخیرهٔ نتیجه

bash curl -X POST 'https://<دامنه-ما>/api/v1/company-inquiry/' \ -H 'Authorization: Bearer melli_live_…' \ -H 'Content-Type: application/json' \ -d '{"companyNationalId":"<شناسه-ملی-۱۱-رقمی>"}'

از پاسخ، فیلدهای نام، نوع شرکت، شناسه، شماره ثبت، تاریخ ثبت، کد پستی و نشانی را می‌خواهید. هر فیلد را اختیاری فرض کنید؛ بعضی شرکت‌ها همه را ندارند. کل پاسخ را به‌همراه requestId و زمان دریافت در رکورد مشتری نگه دارید. این رکورد اگر بعداً کسی پرسید «بر پایهٔ چه چیزی پذیرفتید؟»، پاسخ شماست.

سه پاسخ ممکن است:

• موفق: ادامه.
• not_found: استعلام انجام شد و رکوردی نبود. هزینه دارد. بیشتر وقت‌ها یعنی شناسه غلط است؛ از مشتری بخواهید دوباره از روی سند بخواند.
• خطای گذرا: مشتری را معطل نکنید. درخواست را در صف بگذارید و بعداً دوباره بزنید.

گام سوم: تطبیق اظهار با ثبت

مشتری نام، نشانی و کد پستی را هم گفته. حالا با پاسخ بسنجید. سه مقایسه:

برای نشانی، یک ترفند کم‌هزینه: کد پستی ثبتی را به استعلام نشانی بدهید و استان و شهر را با نشانی ثبتی شرکت مقایسه کنید. اگر هر دو یک شهر را نشان دهند، سازگاری بیشتر می‌شود. اگر نه، اختلاف نشانه است، نه اثبات.

گام چهارم: چه کسی حق امضا دارد

اینجا اولین جایی است که استعلام شرکت کافی نیست. نمی‌دانید فردی که فرم را پر می‌کند نماینده است یا نه. اعضای هیئت‌مدیره سرویس جداگانه‌ای است که با همان شناسه فراخوانی می‌شود و فهرست اعضا را می‌دهد. ولی یک نکته: فهرست اعضا هم اثبات اختیار امضا نیست. اینکه چه کسی برای شرکت امضا می‌کند در اساسنامه و آگهی تغییرات شرکت نوشته شده و بسته به قرارداد باید از مدرک بخواهید.

پس فرایند معقول: فهرست هیئت‌مدیره را بگیرید، کد ملی فردی که ثبت‌نام می‌کند را با آن بسنجید (اگر خواستید)، و برای قراردادهای مهم‌تر یک مدرک تکمیلی هم بخواهید.

گام پنجم: خطر مبلغ

همهٔ مشتریان یک سطح بررسی لازم ندارند. به نظر من یک سطح‌بندی ساده کافی است:

• مبلغ کم، بدون اعتبار: استعلام شرکت و تطبیق نام کافی است.
• اعتبار یا پرداخت مؤخر: هیئت‌مدیره و مدرک امضا هم.
• قرارداد بلندمدت: مدرک حقوقی و بازبینی انسانی.

عدد آستانه‌ها را ما نمی‌دهیم؛ از ریسک و سابقهٔ شما درمی‌آید.

هر چند وقت دوباره؟

اطلاعات ثبتی کند تغییر می‌کند، ولی تغییر می‌کند: نشانی عوض می‌شود، شرکت منحل می‌شود. برای مشتری‌های پایدار، یک بازبینی دوره‌ای تعریف کنید (مثلاً هنگام تمدید قرارداد). پاسخ‌های ما فیلد source دارند که نشان می‌دهد از کش آمده، پس برای بازبینی تازه، به زمان دریافت نگاه کنید نه به حدس.

آنچه این روش نمی‌کند

وضع مالی و بدهی شرکت را نمی‌گوید. اعتبارسنجی بانکی نیست. فعال بودن فعلی تجارت را تضمین نمی‌کند. هویت شخص پشت صفحه را ثابت نمی‌کند. و شرکت‌های بدون شناسه ملی (مثل بعضی کسب‌وکارهای صنفی) را پوشش نمی‌دهد؛ برای آن‌ها سرویس‌های دیگری لازم است.

یک مثال فرضی: ثبت‌نام فروشندهٔ حقوقی

فرض کنید مارکت‌پلیسی فروشندهٔ حقوقی می‌پذیرد. فروشنده شناسه ملی و نام شرکت را می‌نویسد. سرور شما استعلام اطلاعات شرکت را می‌زند و پاسخ را ذخیره می‌کند، نام را با قاعدهٔ سه‌حالته می‌سنجد، و اگر هر دو سازگار بود، حساب را «در انتظار مدرک امضا» فعال می‌کند. تنها پس از دریافت مدرک، فروش را باز می‌کند. هر مرحله وضعیت جداگانه دارد و می‌شود در پنل نشانش داد.

این طراحی مشتری درست‌کار را معطل نمی‌کند و تصمیم‌گیری را جایی می‌گذارد که واقعاً انسان لازم است.

چه چیزی را باید ثبت کنید

برای هر مشتری حقوقی یک پرونده بسازید که پنج چیز در آن باشد: شناسهٔ ملی، پاسخ کامل استعلام همراه با requestId و زمان، نتیجهٔ مقایسهٔ نام و نشانی (همراه با علت هر اختلاف)، فهرست هیئت‌مدیره در صورت درخواست، و مدرک امضا. هر یک را با تاریخ و نام کسی که تصمیم گرفته ثبت کنید.

دلیلش ساده است: وقتی شش ماه بعد کسی بپرسد چرا این مشتری پذیرفته شد، پاسخ باید از پرونده بیاید، نه از حافظه. و اگر روزی قاعده‌های شما عوض شد، می‌توانید پرونده‌های قدیمی را با قاعدهٔ جدید دوباره بسنجید.

چه کسی در تیم مالک هر گام است

یک خطای سازمانی رایج این است که همه‌ی گام‌ها به یک نفر سپرده می‌شود یا به هیچ‌کس. بهتر است مالک هر گام روشن باشد: مهندس برای گام‌های خودکار (وارسی شناسه، استعلام، تطبیق)، کارشناس عملیات برای بازبینی اختلاف‌ها، و مسئول حقوقی یا قراردادها برای مدرک امضا. اگر سازمان کوچک است و یک نفر همه را انجام می‌دهد، دست‌کم گام‌ها را در ابزار پیگیری جدا ثبت کنید تا معلوم شود کدام مرحله تأخیر دارد.

نکتهٔ آخر

شناسه را وارسی کنید، استعلام بزنید و پاسخ را نگه دارید، اظهار را با ثبت بسنجید، برای اختیار امضا مدرک بخواهید و سطح بررسی را با مبلغ تنظیم کنید. اگر جای شما بودم، این فرایند را اول روی ده مشتری حقوقی قدیمی خودم اجرا می‌کردم و می‌دیدم چند تا در گام سوم می‌لنگند؛ آن عدد نشان می‌دهد قاعده‌ها چقدر نرم‌تر یا سخت‌تر باید باشند.